Outlook-FAQ: Sende-Eigenschaft für einzelne Kontakte

Logo MS Office 2010Über die Outlook-Optionen im Backstage (Rubrik: E-Mail, Bereich: Nachricht verfassen) stellen Sie ein, in welchem Format Sie Ihre Nachrichten grundsätzlich senden wollen. Voreingestellt ist das HTML-Format. Möchten Sie zwar grundsätzlich das HTML-Format verwenden, aber bestimmten Empfängern abweichend die Mails als Nur-Text-Nachrichten zusenden, können Sie das Sendeformat bei den E-Mail-Eigenschaften des jeweiligen Kontaktes dauerhaft einrichten.

Dies gab es auch schon in früheren Versionen, ist aber bei Outlook 2010 ein wenig „versteckt“: Öffnen Sie den Kontakt und wählen per Kontextmenü oder Mouse-over die gewünschte E-Mail-Adresse aus. Auf der sich öffnenden Visitenkarte finden Sie die Schaltfläche mit den Erweiterten Optionen .

Eigenschaften der E-Mailadresse

In dem Fenster der Outlook-Eigenschaften haben Sie nun die Möglichkeit,  ein Sendeformat (Internetformat) für diese E-Mailadresse anzugeben.

Outlook Eigenschaften

Wenn Sie nun eine neue E-Mail erstellen, wird diese zwar als HTML-Mail verfasst, allerdings beim Versand an den Kontakt mit angepasstem Internetformat zugestellt. Dies funktioniert auch, wenn Sie eine formatierte HTML-Nachricht an meherer Personen senden. Diese wird an die angepasste Empfängerin als Nur-Text-Mail und an alle übrigen Empfänger als formatierte HTML-Nachricht  gesendet.

Anmerkung RTF-Format

Bei dieser Gelegenheit direkt noch eine Anmerkung zum Outlook-Richt-Text-Format. Für die interne Kommunikation innerhalb eines Netzwerkes (Exchange…) hat das RTF-Format durchaus den ein oder anderen Vorteil. Sie können zum Beispiel Anlagen im Text an beliebiger Stelle einfügen und die Anlagen bleiben beim Speichern der Mail auch in dem (RTF-) Dokument enthalten.

Da es sich aber ein spezielles „Outlook-RTF“ handelt (winmail.dat), werden standardmäßig Nachrichten im Rich-Text-Format von Outlook automatisch in das HTML-Format konvertiert, wenn Sie die Nachrichten an einen Internetempfänger (nach „Draußen“) senden. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn RTF als Grundeinstellung  für das Nachrichtenformat eingerichtet ist.

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